Você sente que sua operadora coleta muitos dados, mas, na prática, eles não se transformam em decisões assertivas e sustentáveis para o negócio? Que acabam apenas alimentando planilhas isoladas, relatórios lentos e gerando retrabalho para os times que precisam atuar com agilidade?
Essa sensação é comum entre gestores que lidam com sistemas que não se integram, falhas no cruzamento de informações e exigências regulatórias cada vez mais complexas, o que aumenta o risco regulatório e compromete a entrega de valor ao usuário.
Dar os primeiros passos exige estrutura, visão estratégica e uma base de dados sólida, que permita transformar informação em inteligência operacional de forma acessível, segura e integrada aos processos da operadora.
Mas por onde começar uma organização de dados de forma eficiente? Neste artigo, você vai entender por que a gestão da informação é fundamental para a saúde da sua operação, quais são os principais desafios e as soluções que podem garantir uma estrutura alinhada à transformação digital do setor.
A importância da gestão da informação organizada na saúde suplementar
A gestão de uma operadora de saúde só funciona bem quando a informação circula de forma organizada, acessível e segura. Caso contrário, os dados se tornam um passivo que compromete a capacidade de resposta da empresa diante das exigências da ANS.
A desorganização dos dados leva à tomada de decisões baseada em suposições, aumenta o tempo de resposta aos usuários e prejudica a experiência do cliente, que busca agilidade, clareza e qualidade em cada etapa do atendimento.
Além disso, manter os dados estruturados por meio de uma gestão da informação eficaz não é apenas uma medida operacional, mas uma estratégia de longo prazo que reduz custos administrativos, fortalece a inteligência analítica e prepara a operadora para escalar com segurança, adotando novas tecnologias e práticas de mercado.
Principais desafios no tratamento de dados em operadoras
Mesmo entendendo a importância da gestão da informação, muitos gestores enfrentam desafios que impedem a consolidação de uma estrutura confiável e escalável de dados dentro da operadora, como:
- Dados fragmentados: informações dispersas entre sistemas e departamentos dificultam uma visão integrada da operação e comprometem a consistência necessária para decisões estratégicas.
- Processos manuais: tarefas como conferência de guias, digitação de relatórios e uso excessivo de planilhas aumentam o risco de erros e consomem tempo que poderia ser dedicado a outros setores.
- Exigências regulatórias: obrigações, como o envio do SIB, Padrão TISS e do DIOPS, exigem dados precisos e organizados. Caso contrário, a operadora pode enfrentar sanções e prejuízos à reputação.
- Sistemas sem integração: a dependência de tecnologias antigas limita a automação, dificulta a troca de informações entre áreas e compromete a eficiência da operação.
Como garantir acessibilidade e segurança das informações
Em um ambiente regulado e digitalizado, garantir que os dados estejam acessíveis para os profissionais certos e, ao mesmo tempo, protegidos contra riscos como vazamentos e fraudes é um desafio que exige planejamento, tecnologia e uma gestão da informação alinhada a uma cultura sólida de segurança.
- Mapeie os fluxos de informação da operadora
O primeiro passo é entender por onde os dados circulam, onde estão armazenados e quem tem acesso a cada informação, permitindo identificar vulnerabilidades, eliminar duplicidades e melhorar a fluidez dos processos internos.
- Implemente um sistema ERP especializado em saúde
Contar com um sistema ERP que centralize a gestão da operação de um plano de saúde, desde processo de vendas, entrada da receita, até controle do sinistro, melhora a organização dos dados, reduz o retrabalho e garante mais agilidade no cumprimento das exigências da ANS, com relatórios padronizados e integrados.
- Defina perfis de acesso com base em funções e responsabilidades
Estabelecer regras claras de acesso, com autenticação e rastreabilidade, protege a operadora contra acessos indevidos e assegura que cada profissional visualize apenas as informações necessárias para sua atuação.
- Invista na integração entre setores
Garantir interoperabilidade eficiente, por meio de APIs, HL7 ou FHIR, permite que os dados fluam entre beneficiários, empresas, prestadores, operadoras e ferramentas analíticas com segurança, reduzindo falhas de comunicação e fortalecendo a base para a inovação contínua.
- Automatize backups e políticas de retenção de dados
Automatizar backups periódicos e definir regras claras de retenção e descarte protege a operadora contra perdas de dados, falhas operacionais e riscos legais relacionados à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), garantindo que as informações estejam sempre disponíveis e em conformidade com o ciclo de vida previsto.
- Capacite as equipes sobre boas práticas de dados
Treinar os colaboradores sobre segurança, privacidade e uso adequado dos sistemas reduz falhas humanas, fortalece a cultura de proteção da informação e eleva a maturidade da operadora em relação à gestão da informação responsável e estratégica dos dados sensíveis.
Gestão da informação e LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados impôs uma nova realidade para as operadoras de saúde, que lidam com dados sensíveis de milhões de pessoas e precisam garantir o tratamento das informações com responsabilidade, segurança e transparência em todas as etapas.
A conformidade com a LGPD deixou de ser uma pauta jurídica isolada e passou a impactar a estrutura operacional, exigindo que sistemas, processos e equipes estejam alinhados a princípios como finalidade, necessidade, consentimento e acesso restrito.
Sem controle sobre quem acessa, modifica ou compartilha os dados, a operadora se expõe a sanções da ANPD, ações judiciais e danos à reputação, o que torna urgente a adoção de ferramentas com rastreabilidade, criptografia, controle de acesso e registros automáticos de consentimento.
TopSaúde HUB: referência em gestão da informação estruturada de dados
A TopSaúde HUB desenvolveu uma plataforma robusta e especializada para transformar a forma como as operadoras gerenciam suas informações, oferecendo um sistema de gestão que une tecnologia, integração e inteligência operacional voltada para resultados concretos.
A plataforma conecta os dados da operadora em um único lugar, eliminando fragmentações, integrando setores e automatizando processos de ponta a ponta, o que facilita o cumprimento das exigências da ANS, melhora a produtividade e aumenta o controle sobre cada etapa da operação.
Além de evitar penalizações, estar em conformidade com a LGPD é uma forma de demonstrar respeito à privacidade dos dados pessoais, fortalecer a confiança e posicionar a operadora como ética e preparada para o futuro digital da saúde.
