Quantos atendimentos foram atrasados no último mês por falhas no faturamento ou na checagem de elegibilidade? Em um setor pressionado por normas, custos e prazos, a automatização de processos se tornou essencial para garantir agilidade, precisão e segurança na operação.
Operadoras que ainda dependem de planilhas e controles manuais já não acompanham o ritmo do setor. Enquanto umas evoluem com decisões em tempo real, outras acumulam retrabalho, perdem eficiência e se expõem a falhas com impacto financeiro e regulatório.
Mas o que é automatização de processos? Neste artigo, vamos explicar esse conceito, na prática, e mostrar como ele vem transformando a rotina das operadoras de saúde e melhorando a experiência do beneficiário com fluxos mais ágeis, seguros e integrados.
Por que automatizar é urgente para operadoras de saúde
A operação de uma operadora gira em torno de fluxos que precisam funcionar com precisão cirúrgica: autorização, regulação, reembolso, sinistralidade, faturamento. Sem automatização de processos, o acúmulo de tarefas e a falta de padronização levam a atrasos, retrabalho e falhas de compliance.
Muitas operadoras ainda processam guias manualmente, controlam prazos em planilhas e validam elegibilidade por telefone. Basta um campo errado no CID ou uma digitação incompleta no nome do prestador para bloquear a autorização e acionar a ouvidoria. O problema é pontual, mas o impacto é sistêmico.
Em atualizações regulatórias, como alterações na TISS ou inclusão de novos procedimentos, o cenário piora. Operadoras que ainda não adotaram a automatização de processos precisam revisar fluxos, treinar equipes e monitorar tudo manualmente, o que paralisa setores inteiros e compromete SLAs com beneficiários e prestadores.
Sem automação, os gestores perdem visibilidade sobre quantas autorizações estão paradas, onde estão os problemas e quanto tempo cada etapa consome. Essa falta de controle inviabiliza decisões estratégicas e amplia os riscos regulatórios, fragilizando a relação com ANS, prestadores e beneficiários.
Benefícios diretos da automação nos processos operacionais
Automatizar processos não é apenas modernizar a operação, é corrigir falhas crônicas que impactam os resultados financeiros e institucionais das operadoras. Abaixo, destacamos os principais benefícios observados na prática:
- Redução no tempo de autorização: processos que antes dependiam da análise manual de regras contratuais passam a ser resolvidos por sistemas, liberando a equipe de atendimentos, reduzindo o tempo de espera e evitando a judicialização por negativas indevidas.
- Diminuição das glosas no faturamento: quando campos obrigatórios são preenchidos automaticamente com base em contratos e regras internas, caem as glosas por erro formal, acelerando o pagamento pelos prestadores e melhorando o fluxo de caixa da operadora.
- Mais agilidade e segurança no reembolso: ao automatizar o cruzamento entre nota fiscal, tabelas de cobertura e histórico do contrato, elimina-se a análise linha a linha feita pelo time. O ganho está na precisão, no menor risco de pagamento indevido e no alívio da carga operacional.
- Respostas mais consistentes à ANS: a automatização de processos gera trilhas claras sobre cada etapa do processo, o que facilita auditorias e evita notificações. Essa ação fortalece a imagem da operadora e reduz o desgaste institucional em fiscalizações e processos administrativos.
Riscos e limitações da gestão manual nas operadoras
A ausência de automatização de processos nas operadoras representa um risco real à sustentabilidade da operação. Sem controle digitalizado, as falhas se acumulam e os impactos se espalham por toda a estrutura. Veja os principais:
- Erros em dados e preenchimentos: em processos manuais, campos são preenchidos com base em memória ou orientação verbal. Um número trocado no código de procedimento pode gerar negativa indevida, glosa ou até mesmo a interrupção do atendimento ao beneficiário.
- Baixa produtividade: equipes gastam horas conferindo cadastros ou validando informações que poderiam ser automatizadas. A falta de padronização e interoperabilidade entre sistemas gera trabalhos duplicados e dificulta a priorização de tarefas estratégicas.
- Falta de visibilidade sobre o desempenho: quando a operação não é digitalizada, relatórios são descentralizados e decisões são tomadas com base em suposições, impedindo a consolidação de uma cultura data driven e enfraquece a gestão de indicadores operacionais.
- Exposição ao risco regulatório: sem trilhas de auditoria confiáveis, a operadora não consegue responder de forma adequada a fiscalizações da ANS. A ausência de monitoramento automatizado também dificulta o cumprimento de prazos e metas contratuais.
- Dificuldade de evolução tecnológica: a dependência de processos manuais impede a adoção de tecnologias como Machine Learning, que exigem dados limpos, integrados e atualizados, colocando a operadora em desvantagem competitiva diante do mercado mais automatizado.
Como soluções integradas ajudam a superar esses desafios
Em muitas operadoras, a dificuldade não está apenas na execução do processo, mas na falta de controle sobre ele. Quando a diretoria cobra respostas, como o tempo médio de liberação de uma guia ou o impacto financeiro das glosas, os dados não estão disponíveis ou vêm de fontes desencontradas.
Para tanto, é essencial contar com soluções como a TopSaúde HUB, que permite a automatização de processos com base em contratos e normas atualizadas, garantindo eficiência e agilidade nas operações.
A integração com ERPs financeiros e serviços bancários reduz divergências entre áreas e proporciona maior previsibilidade financeira. Com dashboards e alertas em tempo real, os gestores têm condições de tomar decisões rápidas e baseadas em dados confiáveis, antecipando riscos e ajustando estratégias de forma ágil.
Além disso, a TopSaúde HUB garante rastreabilidade completa dos processos, fortalecendo a resposta institucional perante a ANS e os conselhos regulatórios. Com uma visão unificada, a operadora consegue adotar uma postura data-driven, evoluindo de uma gestão reativa para uma abordagem mais eficiente.
O que é a TopSaúde HUB e como ele pode transformar sua gestão de saúde
Parte da Interplayers – Hub de Negócios da Saúde e Bem-estar, a TopSaúde HUB é uma plataforma desenvolvida para operadoras médico e odonto, administradoras e autogestões de saúde.
Ela centraliza os processos para aumentar a produtividade e reduzir custos, focada na gestão dos planos desde a venda, contratos e beneficiários, sinistro médico e odonto, além do cumprimento das regulações da ANS, tudo em uma solução integrada, utilizando Inteligência Artificial e Data Analytics.
Com a automação dos processos, a TopSaúde HUB elimina falhas humanas e proporciona visibilidade em tempo real, permitindo que as operadoras superem desafios como a lentidão nos fluxos operacionais, erros de faturamento e a dificuldade em cumprir prazos regulatórios.
